Иногда нам прилетают вопросы по теме НДС: что можно, чего нельзя, как лучше, в каких объёмах, когда и т.п.
Многие до сих пор всё делают в последние дни и, когда бухгалтер приносит цифры, начинают паниковать. Первое, что хотим отметить, думать об этом нужно заранее и делать это должен директор. Ответственность за компанию, как моральная, так материальная и налоговая на нем. Покупать номерки, как это делали раньше, уже давно нельзя. Нужно ответственно выбирать поставщика, компанию для сделки, номенклатуру, объёмы и т.п. Также необходимо собирать пакет документов, закрывать кредиторку, подготовить персонал, создавать доказательства реальности сделки и, если будет нужно, отстаивать её в налоговой. Для простоты распишем алгоритм, который считаем достаточным, по пунктам.
Первое. Не затягивать до последнего, чтобы было время подготовиться и выбрать подходящую компанию. Сейчас, в июне, для этого самое подходящее время.
Второе. Формируем небольшую заявку на 200-300к и просим счета-фактуры от 2-3-х выбранных компаний с возможным увеличением в будущем. Даже если этим НДС вдруг не воспользуетесь, он не пропадёт, его срок годности три года. Да, на маленькую заявку вы оплатите повышенную комиссию, но если предупредить поставщика, что это предзаказ, то её потом пересчитают. Обычно комиссия считается не по счетам-фактурам, а по общему заказу клиента в квартале.
Третье. Оплачиваем, получаем ИНН, документы и счета-фактуры.
Четвертое. Выделяем из персонала ответственного человека за НДС. Поручаем ему оформление всех документов, а также создание доказательств реальности сделки. Он должен будет приобрести СИМ-карту для организации поставщика, на неё же зарегистрировать электронную почту и создать переписку, где можно запросить коммерческое предложение, обменяться документами, обсудить номенклатуру, цены и сумму сделки. Если бизнес средний или крупный, рекомендуется создать для поставщика также и сайт, по шаблонам это делается очень дешево и быстро. Баланс по СИМ-карте нужно пополнять и делать по ней звонки. В случае вызова на допрос можно будет указать этот телефон. Контактным лицом поставщика директора не ставьте. Пусть это будет абстрактный менеджер, так вы снимете с себя возможные вопросы о ваших отношениях с директором, а менеджеров никто не ищет. К тому же это логично, вряд ли сам директор лично участвует в переписке, тем более привозит товар.
Пятое. Нужно собрать в отдельную папку пакет документов для подтверждения должной осмотрительности. Лучше создать положение о порядке проведения этой процедуры и сделать всё, согласно ему.
Шестое. Составить заблаговременно всю первичку и правильный договор, в котором учесть полную постоплату с возможной пролонгацией. Многие стандартные договоры предусматривают аванс.
Седьмое. Необходимо определиться с проведением и закрытием кредиторки. Сколько провести по расчётному счету, сколько закрыть чеками и как это организовать. Если решили в будущем закрывать цессиями, то можно подготовить и эти документы.
После 30 июня бухгалтер может подавать заявку на больший НДС. И эта сделка будет уже выглядеть естественно, так как в середине квартала уже были транзакции, чеки, переписка, заказы. И при случае можно будет показать отношения. Дадим ещё совет: не берите на одно юрлицо поставщика сразу много, если это не поставка какого-то оборудования, которое нельзя разбить по нескольким. Как говорят сами налоговики, безопасный процент покупного НДС – до 20%. Правда, если вы всё делаете грамотно и под присмотром в налоговой, то эта сумма прилично увеличивается. Если нужна помощь в этом – обращайтесь, всегда на связи 24/7.
По всем вопросам с налоговой, переводами в другие регионы, помощь с уменьшением суммы актов по ВНП, ликвидации и оптимизации НДС можно писать сюда: @benefitsar_nds
